Neues Beratungstool des DAAD für sein weltweites Netzwerk.
Aufnahme eines neuen Produkts in My GUIDE
Der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD) verfügt über mehr als 60 Büros weltweit. In diesen Büros beraten Beraterinnen und Berater internationale Studieninteressierte über offene Studiengänge, Stipendien, deutsche Studienorte und darüber, was bei einem Studienaufenthalt in Deutschland zu beachten und zu organisieren ist. Diese Informationen unterscheiden sich in der Regel von Land zu Land.
Als Lead UX/UI Design Agentur des DAAD für das Produkt My GUIDE wurden wir beauftragt, ein integriertes Modul zu entwickeln, das die Mitarbeiter des DAAD bei der Beratung internationaler Studierender unterstützt. Das komplexe Tool sollte die persönliche Beratung in den DAAD-Büros, aber auch online und per E-Mail unterstützen. Es soll den Informationsaustausch vereinfachen und die Dokumentation wiederkehrender Informationen in Form von wiederverwendbaren Vorlagen erleichtern.
Die Herausforderungen des Produkts
Die Arbeitsweisen der DAAD-Berater variieren stark, was sich in ihren individuellen Methoden zur Sammlung von Informationen und Links zeigt. Einige nutzen Word, andere Excel, und jeder hat seine eigene Herangehensweise, wie er eine Beratung durchführt. Das Tool muss daher ein flexibles und hybrides Arbeitsmodell unterstützen, um den Anforderungen sowohl physischer als auch digitaler Beratungen gerecht zu werden. In einigen Ländern mit einer hohen Anzahl von Beratungsgesprächen war die E-Mail-Beratung beliebter, während einige DAAD-Büros in anderen Ländern weniger, dafür aber längere persönliche Beratungsgespräche führten.
Eine weitere Herausforderung stellte die Heterogenität der Berater dar - unterschiedliches Alter, digitale Kompetenz, kultureller Hintergrund und unterschiedliche Internetverbindungen.
Von Daten zum Prototyp und Funktionsvalidierung
Durch iteratives Nutzerfeedback und kontinuierliche Weiterentwicklung konnten wir ein tiefes Verständnis für die spezifischen Anwendungsfälle der DAAD-Mitarbeiter gewinnen und die ersten Prototypen erstellen - eine greifbare Möglichkeit, das Tool zu testen, die Auswirkungen zu messen und schnelles Feedback zur Optimierung des Workflows und der Nutzererfahrung zu erhalten.
Einige der Produktfunktionen helfen den Beratern, Aufgaben zu beschleunigen, wie z.B. die Automatisierung von Antworten auf generelle Fragen, die Erstellung von Beratungsvorlagen und Notizvorlagen, um wiederkehrende Anfragen zu organisieren, und die gemeinsame Nutzung von Vorlagen mit Kollegen.
Andere Funktionen helfen den Beratern, Studieninteressierte individueller zu beraten. So können sie während einer Beratung direkt mit dem My GUIDE-Konto des Studierenden arbeiten, individuelle Notizen und länderspezifische Informationen eingeben und eine virtuelle Beratungsmappe erstellen, die Studiengänge, Merklisten, Profileinstellungen, Checklisten und einen Zertifikatscheck enthält und mit dem My GUIDE-Konto des Studierenden synchronisiert wird.
Weltweite Nutzung
Die Beratungsfunktionalität von My GUIDE wird im weltweiten Außennetz des DAAD vorgestellt und ausgerollt. Sie verbessert nicht nur die Beratungseffizienz, sondern erleichtert die Beratungsarbeit durch Automatisierung und Vorlagen und fördert weltweit konsistente Informationen. Der DAAD setzt auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung des Tools, unterstützt durch regelmäßige Usability-Tests und Verbesserungen. Als fester Projektpartner arbeiten wir eng mit dem DAAD zusammen, um dieses wertvolle Tool stets auf dem neuesten Stand der Technik und Benutzerfreundlichkeit zu halten.
Lassen Sie uns über Ihre Produktanforderungen reden
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